Politique de confidentialité Topophone

1. Responsable du traitement

L’association Topophone (250 avenue de Muret, 31300 Toulouse, contact@topophone.fr) est responsable du traitement de vos données personnelles.

2. Données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à nos activités : 

  • Contacts professionnels et partenaires : nom, prénom, fonction, organisation, email, téléphone, historique des échanges. 
  • Participants aux actions culturelles et éducatives : données d’identification, coordonnées des responsables légaux si nécessaire. 
  • Apprenant.es de formation : identité, coordonnées, statut professionnel, données administratives liées à l’inscription et à la certification. 
  • Membres de réseaux, groupes de travail et projets coopératifs (dont le MEED et autres instances) : identité, coordonnées professionnelles, rôle ou fonction. 
  • Salariés : données administratives et contractuelles (contrat de travail, paie, congés, formation, gestion des ressources humaines). 

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées pour : 

  • vous informer de nos activités, événements et campagne de soutien, 
  • gérer et évaluer nos actions éducatives, culturelles et de diffusion, 
  • organiser et assurer le suivi administratif, pédagogique et financier de nos prestations de formation, 
  • animer et coordonner nos réseaux, groupes de travail et coopérations professionnelles (MEED, RESEAU FRANCaIS, groupes de travail, partenariats), 
  • répondre à nos obligations légales et réglementaires (financements publics, suivi de formation). 
  • assurer la gestion administrative et légale de nos salariés (paie, gestion du temps de travail, obligations sociales et fiscales). 

4. Base légale

Le traitement de vos données repose sur : 

  • notre intérêt légitime à communiquer avec nos contacts et partenaires, 
  • l’exécution d’un contrat ou d’une convention (formation, partenariat), 
  • le respect d’obligations légales et réglementaires (droit du travail, paie, suivi des formations) 
  • votre consentement lorsque vous vous inscrivez volontairement à nos communications (newsletter, diffusion d’informations). 

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement à l’équipe de Topophone et, si nécessaire : 

  • aux organismes financeurs et partenaires publics (État, collectivités, OPCO), 
  • aux membres de réseaux et collectifs (dans le cadre strict de leur mission), 
  • aux prestataires sociaux et fiscaux liés à la gestion RH (expert-comptable, organismes sociaux, administration fiscale). 

Elles ne sont jamais cédées ni vendues à des tiers.  

6. Durée de conservation

  • Contacts professionnels et partenaires : pendant la durée de la relation, puis jusqu’à 3 ans après le dernier contact actif. Suppression anticipée sur demande. 
  • Participants aux actions culturelles et éducatives : 3 ans si la participation n’a pas abouti ; 5 ans après la fin de l’action menée (justification et suivi des activités). 
  • Apprenant·es de formation : durée légale imposée, jusqu’à 10 ans. 
  • Membres de réseaux, groupes de travail et projets coopératifs : pendant la durée d’appartenance ou de mission, puis suppression sur demande. 
  • Salariés : durée légale de conservation prévue par le droit du travail et la sécurité sociale. 

7. Vos droits

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose de droits : accès, rectification, suppression, opposition, limitation, portabilité. 
 Pour les exercer : admin@topophone.fr 

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre la perte, l’usage abusif ou l’accès non autorisé. 

9. Autorité de contrôle

En cas de difficulté, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).